Han har selv gått til skifteretten med et entreprenørselskap. Nå skriver John Peter Alstad en bok om hvordan entreprenører kan få bedre lønnsomhet. Her deler han sine tre beste tips – og en regnskapsmetode som er avgjørende for kontroll på økonomien. Stikkord: Løpende avregningsmetode.
– Den er kjernen i alt. Hvis du ikke har kontroll på det, så kan du lure deg selv, omgivelsene, ansatte, långivere. Også styret kan bli forledet til å tro at den økonomiske situasjonen i bedriften er bedre enn den egentlig er, sier John Peter Alstad.
Det har med hvordan bedriften – eller egentlig prosjektlederne – periodiserer sine prosjekter.
Hva han snakker om?
Løpende avregningsmetode.
Prosjektbasert økonomi
Dersom du er involvert i en virksomhet med en prosjektbasert økonomi, så vet du formodentlig hva den regnskapsmetoden går ut på. Sånn cirka, i alle fall.
Alstad er økonom, og har i mange år jobbet i Svea Finans. Han har gjort seg noen erfaringer han gjerne skulle vært uten, men som gjør at han brenner for bedrifter innen bygg- og anleggssektoren.
John Peter Alstad, Svea Finans. (Foto: Jørn Søderholm)
– Faren min startet i 1986 firmaet AS Grunnarbeid. Det ble veldig stort. Spesielt hadde vi i perioden 2008-2011 en hinsides vekst. Jeg var da økonomiansvarlig i selskapet. Det siste året ønsket pappa at jeg skulle ta over roret. Det gjorde jeg. Men det ble bare ett år, sier han.
Orkesterplass til konkurs
Selskapet gikk konkurs. Alstad fikk en høyst uønsket orkesterplass til bedriftens ferd til skifteretten. Det var en brutal opplevelse, og ble til dyrkjøpt lærdom.
– Hva skjedde?
– Vi vokste oss egentlig konkurs. Bedriftens kompetanse og kapasitet må alltid stå i forhold til både det samlede aktivitetsnivået og kompleksiteten i prosjekter under utførelse. Det er fullt mulig å operere godt i en nisje som ikke er særlig kompleks. Du trenger ikke spesielt høy kompetanse. Men da må du holde deg til det, konstaterer han.
Etter det har han jobbet i Svea Finans. Hele tiden har han vært involvert i selskapet Grunnarbeid Entreprenør AS som styreleder, med en entusiastisk finger på pulsen til både selskapet og bransjen.
Det siste året har han skrevet bok også. En bok om hvordan man skal få bedre lønnsomhet i en entreprenørvirksomhet med prosjektbasert økonomi.
Løpende avregningsmetode
Eller «Verdiskaping i bygg og anlegg. Fordypning i løpende avregningsmetode», som er bokens foreløpige tittel.
Løpende avregningsmetode vil si at inntektssiden av prosjektene periodiseres i regnskapet gjennom hele prosjektperioden. Metoden handler om å synliggjøre og fordele verdiskaping over tid, avhengig av tidspunktet for inntektenes opptjening.
– Det handler om når verdiskaping skjer i bedriftens prosjekter. Etter løpende avregningsmetode kan en viss andel av prosjektets forventede, endelige dekningsbidrag ved ferdigstillelse, inntektsføres i takt med prosjektets ferdigstillelsesgrad, sier Alstad.
Når halvparten av alle forventede prosjektkostnader er bokførte i prosjektregnskapet har prosjektet 50 prosent ferdigstillelsesgrad.
Eliminert risiko
Alternativet til løpende avregningsmetode er «Fullført kontraktsmetode», hvor dekningsbidrag inntektsføres når prosjektet er ferdig. Da er tilnærmet all risiko eliminert, men også mye av den økonomiske oversikten underveis. Reglene står nærmere beskrevet i NRS2 -Anleggskontrakter
John Peter Alstad illustrerer det med en tenkt kalkyle på et prosjekt:
- Prosjektets varighet: 5 mnd.
- Forventet omsetning: 10 mill.
- Forventede kostnader: 9 mill.
- Forventet resultat: 1 mill.
– Da er spørsmålet: Når skapes den millionen? Alt den siste måneden? Eller 200 000 pr måned gjennom prosjektet?
– Ja, det er periodisering. Er det løpende avregningsmetode?
Anleggsarbeid. Person og foretak på bildet er ikke omtalt i artikkelen. (Foto: Jørn Søderholm)
– Nei, ikke helt. Den er nemlig litt mer raffinert. Den spør nemlig HVOR ferdig prosjektet er. Ferdiggraden i et prosjekt er definert av hvor stor kostnad som har påløpt, av forventet totalkostnad. Vi forventer ni millioner i kostnader. Når det er bokført 4,5 mill, så er det halvferdig. Da kan du ta halvparten av den millionen til inntekt, akkumulert.
Periodisering
– Hva er galt med et periodiseringsskjema som vedlegg til regnskapet?
– Periodiseringsskjemaet bør ikke være et vedlegg til regnskapet. Det må være kjernen i regnskapet. Den vurderingen som ligger til grunn for om et prosjekt skal gi en million eller null ved ferdigstillelse, den vurderingen er kjernen i økonomistyringen til alle entreprenører. Kjernen! Hvis du ikke har kontroll på forventet inntekt og kostnad i dine prosjekter – og har gode underliggende systemer for å følge opp – så er balansen og regnskapet lite verdt. Det har til og med negativ verdi, sier Alstad.
– Hvorfor?
– Fordi styret og ledelsen i bedriften fatter sine beslutninger på tallgrunnlaget de er forelagt. Man legger til grunn at regnskapet og balansen går an å stole på. Problemet er at det kan de ikke. De kan ikke stole på det, med mindre de har fått verifisert at de estimater prosjektlederne hele tida gjør er rimelig god.
– Ja? Har ikke bedrifter stort sett kontroll da?
– Nei. Av alle de bedrifter jeg har vært i kontakt med gjennom Svea, så er det ingen som har kontroll på det. Jeg har til gode å møte en bedrift – også milliardbedrifter – som har kontroll på løpende avregningsmetode. Ikke spesifikt entreprenørbedrifter, men alle som driver prosjektbasert. Det er litt nedslående å slå fast at alle de jeg har vært i kontakt med ikke har kontroll på det. De praktiserer metoden, men utnytter ikke potensialet i den. Etter min mening må løpende avregningsmetode utgjøre kjernen i enhver rapportering til enhver entreprenør i Norge.
Estimater
Norsk regnskapsstandard NRS 2 fastslår at løpende avregningsmetode gir et bedre bilde av bedriftens lønnsomhet enn fullført kontraktsmetode.
– Da må estimater henge på greip.
– Vil det si at alt er opp til prosjektleders kontroll?
– Det som er bokført trenger han ikke mene noe om. Det han skal mene noe om er hva som blir sluttinntekt og sluttkostnad. Hvis han har rimelig god kontroll på det, så gir alt seg selv. Det er de to variablene prosjektleder må kunne peile ganske godt, for å gi et pålitelig resultat og en pålitelig verdiskaping i bedriften.
– Kvaliteten på estimater? Er det prosjektleders magefølelse?
– Det håper jeg for guds skyld det ikke er. Men jeg tror det i mange tilfeller er det. Hvis vi ønsker å ha et forhold til kvalitet i estimat, hvordan skal du da mene noe om periodisk estimat? Der er det viktig at man både har oppdaterte kalkyler til enhver tid. Det er også viktig at bedriften holder oversikt på den økonomiske historien.
– Jaha…? Hvordan det?
Sjekk regnskap mot kalkyler
– Prosjektet blir ferdig på et tidspunkt. Da har du fasit. Sjekk regnskapet bakover mot kalkyler. Alle entreprenører bør ha et forhold til historiske estimater. Man bør regne seg bakover, og følge estimatene underveis opp mot det endelige resultatet. Det har stor verdi senere, sier han.
John Peter Alstad understreker at valg av regnskapsmetode – og ikke minst oppfølging av den – bare er én del av en større helhet. Både i boka han skriver, og i entreprenørbedrifters økonomiske arbeid.
– Hvorfor skriver du denne boka? For å få anerkjennelse i bransjen etter den konkursen for mange år siden?
– Hehe, et klapp på skuldra er hyggelig, det. Men nei, ikke akkurat. Jeg vil bidra til at bransjen kan heve kvaliteten på dette området.
– Fordi?
– Fordi det er så viktig! Man kan ikke styre en bedrift på svake estimater. Hvis vi får en forbedring – og det er ikke så mye som skal til – så kan færre entreprenører gå konkurs.
Tre tips til bedre økonomi
Her deler ha også tre helt konkrete tips til bedrifter som vil forbedre seg:
- Kalkylene i prosjekt må være grundig gjennomgått og kvalitetssikret.
- Man må måle produksjonen underveis. Ellers vil du ha svake forutsetninger for å mene noe om effektivtet. Mye av det er gjort når mengdespesifisert avdragsnota er sendt. A konto-faktura? En vederstyggelighet som gir stor usikkerhet.
- Etterkalkulasjon av de viktigste postene i anbudet. Regn bakover. Holder kalkyla? Brukte du mer eller mindre?
– Og altså løpende avregningsmetode. Den må være kjernen i økonomirapporteringen. Ellers vil dekningsgraden variere fra måned til måned, uten at du kan svare på hvorfor. Det skal ikke være tvil om hvordan resultatet blir som det blir i en periode, sier John Peter Alstad.