Neste år må bedriften ha ISO-sertifisering om du vil regne på jobber over terskelverdi hos Statens vegvesen. Her er deltakerne i den første gruppa i et spesialutviklet ISO-opplegg for de som bruker KSMEF.
STAVANGER: – Det begynte med kravet fra Statens vegvesen. Vi MÅ ha ISO-sertifisering for å få være med og regne på jobber. Men det er ingen tvil om at vi også får en egen effektiviseringsgevinst ut av det.
Det sier kalkulasjonsleder Cecilie Vigre i Nordbø Maskin AS. Hun får tydelig støtte fra kollega og HMS-koordinator Kristine Langeteig Waage i samme bedrift.
Pilotgruppe
PAUSE-PIZZA: Cecilie Vigre og Kristine Langeteig Waage (nærmest) i Nordbø Maskin AS i pauseprat med konsulent og ISO-revisor Haakon Stensland. (Foto: Jørn Søderholm)
De er blant 14 deltakere fra ti bedrifter i Stavanger-området som akkurat har startet på et opplegg av kurs og arbeidsmøter som skal ende opp i en sertifisering etter ISO 9001 (kvalitet) og 14001 (ytre miljø).
Vi var med på det første av totalt seks arbeidsmøter i opplegget. Det er utviklet av konsulentfirmaet System og Sikkerhet AS i samarbeid med MEF.
Opplegget er skreddersydd for bedrifter som i dag bruker KSMEF, og som ønsker ISO-sertifisering. Det bør faktisk være ganske mange. Til neste år kreves ISO-sertifisering hos alle foretak som ønsker å regne på jobber over terskelverdi for Statens vegvesen.
Terskelverdien er – som du sikkert vet – p.t. 51 millioner kroner, så dette kravet vil gjelde svært mange bedrifter og jobber.
Krav om sertifisering
Byråkratiet og papirmølla har ikke blitt enklere med årene, for å si det forsiktig. Det har blitt mer og mer vanlig å kreve at bedriftens systemer for kvalitet (KS-systemet) og miljøledelse skal være i henhold til – og sertifisert etter – ISO-standardene 9001 og 14001, eventuelt andre anerkjente standarder.
SVV har i sine nye maler for gjennomføringen av konkurranser tatt inn krav om slik tredjepartssertifisering. Også andre oppdragsgivere som kommuner, Bane NOR, fylkeskommunene stiller i varierende grad krav om at firmaer som ønsker oppdrag for dem skal ha tredjepartskontrollerte systemer.
Må-krav fra 2020
På driftskontraktene har Statens vegvesen et tydelig krav om sertifisering. På anleggskontraktene har MEF forhandlet frem en overgangsordning med SVV som gjelder ut 2019, slik at bransjen skal få tid til å innrette seg.
Overgangsordningen innebærer at medlemmer som kan dokumentere at de har implementert og bruker MEFs KS-system i sin virksomhet, vil være kvalifisert for oppdrag selv om de ikke pr i dag er sertifisert av tredjepartsorgan.
For kontrakter over terskelverdi – pr i dag 51 mill. – vil det fra neste år altså kreves at bedriftene er sertifisert på området kvalitet og miljø. Miljøsertifisering kan oppfylles ved ulike ordninger som ISO, Miljøfyrtårn, EMAS e.l. For kriteriet kvalitet er det kun sertifisering etter ISO 9001 som godtatt.
Og det er altså det de 14 utvalgte rogalendingene nå er i gang med å sørge for å oppfylle på vegne av sine bedrifter.
Lurt å ha
– Statens vegvesen krever sertifisering. Da må vi skaffe det. Det er også en kvalitetssikring som uansett er lurt å ha. Prosessen forut for en ISO-sertifisering innebærer mye god forebygging, god HMS og gode muligheter til å unngå ulykker, sier Steinar Skretting hos Undheim Maskin AS.
ALVOR: Vanskelig er det ikke. Men du må ha kontroll. Steinar Skretting får orientering av Haakon Stensland. (Foto: Jørn Søderholm)
Fagsjef Marie Oftedal er MEFs prosjektleder i opplegget som for håpentlig skal lede de ti medlemsbedriftene fram til en ISO-sertifisering til høsten. Hun er strålende fornøyd over å ha fått med en så stor og engasjert gruppe i pilotprosjektet.
– De representerer faktisk nesten ti prosent av medlemsmassen i området. Det er moro. Utrolig tøft gjort av dem. Dette er tross alt noe vi ikke har gjort før, sier Oftedal.
– Hva er bedriftenes motivasjon for å delta?
– For noen har det nok bakgrunn i det kommende kravet fra Statens vegvesen. Men flertallet sier de tar det for å heve kvaliteten i sin egen bedrift. Det blir mye opp til hver bedrift hvor mye man vil jobbe med dette, og om man vil lykkes eller ei, sier Marie Oftedal.
ISO for dummies
ENGASJERT: Fagsjef Marie Oftedal i MEF har fått med ti prosent av medlemsmassen i sitt område på ISO-kurs. (Foto: Jørn Søderholm)
Engasjement og vilje til å gå først til tross: Det første arbeidsmøtet i opplegget ble for mange av deltakerne en grunnleggende innføring. Instruktør og sertifiseringsrevisor Haakon Stensland i System og Sikkerhet AS tok opp og besvarte spørsmål han har besvart mange ganger før.
– Hva er ISO-sertifisering?
– En prosess for å lage system som skal være effektivt for å oppnå et resultat.
– Hva er 9001?
– Kvalitet. Et system for å ivareta kvaliteten på varen eller tjenesten bedriften leverer.
– 14001?
– Ytre miljø.
– Vann, luft og jord?
– Ja. Men også hvordan miljøet rundt oppfatter meg som aktør.
– Hvorfor skal en bedrift ha ISO-sertifisering? Bortsett fra at SVV krever det, da.
– For å få et uavhengig stempel eller bevis på at bedriftens system – og etterlevelsen av det – er i henhold til krav i standarden.
Gratis starthjelp
– Hvilken rolle spiller KSMEF i en ISO-sertifisering?
– Du får «gratis» starthjelp. Maler til alle nødvendige dokumenter for en standardbedrift er på plass i systemet. MEF oppdaterer jevnlig at systemet er i henhold til lovverkskrav, sier Stensland.
Pilotgruppen består av utsendte representanter fra bedriftene. Sjefene er ikke med. Det er greit at de ikke prioriterer tid til møtene, men Stensland understreker at sjefene MÅ være i prosessen. Ellers risikerer man at hele sertifiseringen faller i fisk.
– Ikke lag ferdig alle dokumenter for ledelsen. Ledelsen MÅ være involvert. Lag grunnlaget sånn at du tvinger leder til å være med på å tenke litt i prosessen, råder han.
Ikke bare må sjefene være med. Det skal i enden av prosessen finnes et system som hele bedriften kjenner og bruker. Et «ledelsessystem», men mest av alt et bedriftssystem.
For hele bedriften
– Skal være lettere å bruke enn å la være å bruk. Få gjerne den med mest selgerteft og HR-ansvarlig til å delta i utforming av dokumentet «om bedriften». Da blir det et dokument som er godt egnet for både ansatte og kunder, ikke en diger murstein som ingen gidder lese.
– Å? Men man trenger sikkert en masse dokumentasjon i en sånn prosess?
– Nei, bare tilstrekkelig dokumentasjon. Dokumentasjon som ikke trengs skal ikke være med. Vær bevisst. Ikke lag mer enn du må. Det skal være så lite dokumentasjon som mulig. Ikke mer enn det, sier Haakon Stensland.
– Hva med selve sertifiseringen?
– Ved første gangs sertifisering vil revisor ofte ta litt lettere på ting. Det er mange krav, og de fleste har ikke tjangs til å klare alt på første gangs sertifisering.
– Får man vite hva som blir sett gjennom fingerne med? Sånn at man kan gjøre det bedre neste gang?
– Nei, ikke konkret. Kanskje man får visse signaler.
– Og når man er sertifisert, da er alt ferdig?
– Nei. Sertifiseringen er begynnelsen. Deretter skal det utvikles og forbedres, og sertifiserinen skal fornyes jevnlig. Hvis ledelsen er tilstrekkelig involvert vil det være lettere å gjøre forbedringer og forenklinger. Det vil skape større forståelse, sier Stensland.