Hva skjer når HMS-instruksen sier «Når vi nesten fikk flammer i ræva, men stoppa det før det tok av»? Hos Masternes Gjenvinning fører det til økt engasjement og bedre sikkerhetskultur. (ANNONSØRINNHOLD)
HMS-håndboka. Viktig, ja visst. Engasjerende? Ikke alltid. Men hos Masternes Gjenvinning AS i Finnmark har de tatt et mildt sagt utradisjonelt grep for å få de ansatte til å faktisk lese og bruke HMS-systemet. Ved hjelp av AI og en solid dose nordnorsk språk og humor, har de forvandlet HMS-arbeidet. Vi tok en prat med gjengen under SmartTreff i Alta.
Vi møtte Jon Arne Hatlø (prosjektleder/HMSK), Lene Østhaug (rådgiver/hovedverneombud) og Tone Maurstad (HR/kontorleder) fra Masternes Gjenvinning AS. Selskapet, som tilbyr komplette avfallsløsninger i hele Finnmark med fokus på miljø og bærekraft, er kjent for å tenke nytt. Og det gjelder ikke bare avfall.
Lene Østhaug, rådgiver/hovedverneombud, Tone Maurstad, HR-/kontorleder, og Jon Arne Hatlø, prosjektleder/HMSK i selskapet, fotografert sammen under SmartTreff i Alta tidligere i år.
Problemet: Hvordan få folk til å lese HMS-håndboka?
De fleste kjenner utfordringen: HMS/KS-dokumentasjon kan være tørr og formell, og det er ikke alltid like lett å fange interessen til de som er ute i felten. Masternes gjenvinning opplevde det samme. Løsningen ble like kreativ som den er nordnorsk.
Løsningen: HMS på Finnmarksdialekt – med AI som hjelper
Det var Lene Østhaug og hennes kollega Marja Lissa Partapuoli som sto bak ideen om å gi HMS-håndboka en språklig overhaling.
– For noen av oss blir språket for komplisert, forklarer Lene som fant sin hjelper i AI.
– Vi brukte ChatGPT for å gjøre språket mindre formelt i HMS-håndboka. Deretter ba vi om gjøre det om til nordnorsk, eller nærmere bestemt Finnmarksdialekt.
Dermed matet de AI-en med sine egne instrukser og HMS-prosedyrer. Resultatet? En versjon som fikk ledelsen til å reagere umiddelbart.
– Det første vi gjorde var å sende den inn på mail til ledelsen, forteller Jon Arne Hatlø.
Beskjeden fra ledelsen var klinkende klar: Få det inn i SmartDok!
Agris Sleja gir en klar tommel opp for bruk av app i HMS/KS-arbeidet.
Hvorfor akkurat Finnmarksdialekt?
– Det er jo Finnmark da, det er et litt grovt språk, sier Lene med et smil.
Jon Arne finner frem et konkret eksempel fra håndboka:
– “Når folk ikkje veit hva de driv med, kan du like greit spenne den helvetes båten på land”, som en finner under manglende opplæring.
– Men innholdet er jo alvorlig og det er jo ikke kødd. Det er jo bare språket som er morsomt, legger han til.
Et annet eksempel Lene og Jon Arne drar fram: “Hvis de helvetes batterian havne i kverna, så smell det nok så jævla fort, sku æ tru”. Her var årsaken Betteri i kverna, og beskrivelsen var som nevnt over.
Slike fargerike beskrivelser har gitt resultater.
Resultatet: Mer lesing, mer engasjement, flere RUH-er
Den nye, uformelle versjonen av HMS-håndboka ligger nå tilgjengelig for alle ansatte i SmartDok HMS/KS-modul. Og effekten har ikke latt vente på seg.
– Ja, faktisk tror jeg alle våre har lest den og godkjent den! Og ledd, sier Lene.
– Men samtidig så er det et alvor der.
Jon Arne bekrefter:
– HMS-håndboka, det er jo akkurat det samme som står der, bare at det er et annet språk, med bannskap og alt.
Viktigere enn latteren er det økte engasjementet. Masternes opplever at flere leser dokumentasjonen, og aktiviteten i SmartDok har økt.
– Vi har opplevd en økning i antall innsendte RUH, og kvalitetsavvik, forteller Lene.
Jon Arne legger til at han rydder opp i formuleringene om det trengs, men det viktigste er at systemet blir brukt.
– Det viktigste er jo at det nå blir brukt, og folk merker at de blir tatt på alvor når de sender inn RUH.
Her er noen små utdrag fra HMS-håndboken på nordnorsk.
SmartDok som verktøy
Masternes Gjenvinning har brukt SmartDok i over ti år, men er nå i en fase med å implementere SmartDok sitt HMS/KS-system etter å ha brukt et annet HMS-system tidligere. Siden de er MEF-medlem, kan de ta i bruk SmartMEF, som er MEF sitt eget HMS/KS-system i SmartDok. Overgangen har gått bra, mye takket være at alt er tilgjengelig på app.
– Vi opplever at så lenge det er en app, så får vi med alle. Det er veldig enkelt for gutta å bruke det, sier Lene.
– Alle har jo en telefon. Men med PC blir det aversjon. Telefon har du jo alltid med deg.
Supporten får også skryt.
– Dere er utrolig flinke, det må jeg virkelig si, og vi får alltid svar, sier Lene entusiastisk.
Selv den nyere SmartChat-funksjonen har blitt testet ut.
– Jeg har prøvd et par ganger som jeg har stått fast og bare spørre SmartChat. Det var jævlig greit! forteller Tone Maurstad.
– Jeg sa takk til den og ønsket den en fin dag, hehe!
Hver dag står de ansatte hos Masternes Gjenvinning på for å håndtere avfall på en miljøriktig måte. Deres innsats er avgjørende for et renere Finnmark og en mer bærekraftig fremtid.
Timer og mannskap
Gjengen fra Masternes var også strålende fornøyd med SmartTreff i Alta. SmartTreff arrangeres av SmartDok for kundene sine. Her blir kundene invitert til Alta for å få siste nytt, snakke med de som lager SmartDok og andre kunder.
– Fantastisk. Helt fantastisk, sier Tone.
– Og det er så viktig å få med de der nyhetene, hva det jobbes opp mot, lansering av nye ting. Og jeg ser jo at det jobbes kontinuerlig. Og så er det jo sosialt. Du får treffe andre folk, og så får man treffe de SmartDok-folkene, legger hun til.
Tør å være annerledes!
Masternes Gjenvinning sitt eksempel viser at HMS-arbeid ikke trenger å være stivt og formelt for å være seriøst. Ved å tilpasse språket til sine ansatte, bruke humor og tilgjengeliggjøre alt enkelt i SmartDok, har de oppnådd økt engasjement og bedre rapportering. Kanskje ligger nøkkelen i å tørre å være litt «jævlig» annerledes?