MEF og SmartDok i nytt samarbeid

Publisert 19. februar 2021 av Jørn Søderholm Tagger: , ,

MEF og SmartDok har akkurat signert en ny samarbeidsavtale om KS- og HMS-system. MEF-medlemmer får en egen KS-modul i SmartDok. Gir medlemmene et bedre hjelpemiddel og den samme gode brukerstøtten som før. For de aller fleste vil avtalen bety uendret eller lavere kostnader. MEF og SmartDok er begge strålende stolte over den nye avtalen.

ALTA / OSLO: En rykende fersk samarbeidsavtale er akkurat undertegnet mellom MEF og dokumentasjonssystemleverandøren SmartDok.

Avtalen innebærer at MEFs eget KS-system KSMEF flyttes over på SmartDoks omfattende HMS- og administrasjonssystem, og blir en ny modul for kvalitetssikring (KS) der.

Annonse

Den har fått navnet SmartMEF.

SmartMEF inhold

Basisen i SmartMEF-modulen er rapporter, skjemaer, bilder, maler, SJA, RUH, kvalitetsavvik, håndbøker, HMS og KS, kompetanseoversikt, MEF-bibliotek og endringsmeldinger fra dagens KSMEF. 

I tillegg til basis kan man fritt velge moduler som tillegg. For eksempel: 

  • Timer
  • Mannskapsliste
  • Maskiner
  • Vareforbruk
  • Vareproduksjon
  • Verktøy
  • Ressursplanlegger
  • Rodeliste
  • Ordre
  • HMS-reg.

Alt i ett system

For mange MEF-medlemmer som i dag bruker både KSMEF og SmartDok vil det bety at man får alt i ett system, og man vil spare inn en god del kostnader. Medlemmer i MEF får betydelige rabatter på SmartDok-systemet, og betaler en fast pris pr bruker på de modulene man velger.

Tilbudet gjelder MEF-medlemmer i alle bransjer, ikke bare anlegg.

Avtalen innebærer at de rabatterte prisene og den nye KS-modulen er tilgjengelig kun for MEF-medlemmer. Noe av funksjonaliteten fra dagens KS-MEF-system vil også bli tilgjengelig for SmartDok-kunder som ikke er medlem i MEF.

– Bedre for medlemmene

Styreleder Arnstein Repstad i MEF er storfornøyd.

– Avtalen mellom MEF og SmartDok er et stort steg for å tilby et enda bedre kvalitetssikringssystem for medlemmer av MEF. Jeg ser frem til et tett og spennende samarbeid mellom MEF og SmartDok i årene som kommer, sier Repstad.

FORNØYD: Bjørn Tore Hagberg i SmartDok (t.v.) og styreleder Arnstein Repstad. For anledningen på sine kontorer i henholdsvis Alta og Søgne.

Han mener et godt KS-system er den kanskje beste medlemsfordelen MEF kan gi sine medlemmer.

–  Nå blir systemet langt bedre for alle brukerne våre, og et trekkplaster for nye entreprenører i bransjen for å bli medlem i MEF. Systemet blir rimeligere for en del brukere og bedre for alle, sier han.

For mange bedrifter vil det innebære en viktig forenkling i hverdagen. Mange bruker både SmartDok og KS-MEF i dag.

Det vil bli unødvendig om noen måneder.

– Man får samlet alt på én plass, og trenger ikke lenger to system. Samlet på én felles plattform blir det et system som både er lettere for bedriftene å bruke i hverdagen, og som også er enklere å utvikle en god og fremtidsrettet løsning på.

– Noe av det største MEF har gjort

Det sier regionsjef Paul Olaf Baraas i MEF, som har vært sentral i utarbeidelsen og framforhandling av avtalen med SmartDok.

Paul Olaf Baraas.

Han mener selv fordelene i den nye avtalen innebærer noe av det største MEF har gjort for sine medlemmer. Han mener avtalen er en av de viktigste avtalene organisasjonen har, og en av de beste medlemsfordelene MEF har å by sine medlemmer på framover.

I dag betaler bedrifter som bruker KSMEF en fast sum pr år, uansett hvor mange ansatte eller brukere man har på systemet. På SmartDok betaler man en sum pr bruker og pr modul man benytter.

Der vil altså en bedrift med mange ansatte betale mer enn en bedrift med få ansatte. Kostnadsmessig vil den nye samarbeidsavtalen varierende ut etter størrelsen på bedriften. For de aller fleste vil det bety lavere kostnader.

Litt forenklet sagt:

  • Små bedrifter som bruker KSMEF vil få lavere kostnader.
  • Mellomstore og større bedrifter som bruker KSMEF og SmartDok fra før vil få grovt sett uendrede kostnader.
  • Mellomstore og større bedrifter som i dag bruker KSMEF og ikke SmartDok vil få høyere kostnader, basert på antall brukere.

– Alle får uansett et betydelig bedre verktøy der man selv velger hvor mange moduler man vil bruke, understreker Baraas.

– Hva med faglig støtte? I dag kan medlemmer som bruker KSMEF få hjelp av MEF-ansatte med god kunnskap om både medlemmer og system. Hvordan blir det i samarbeidet med SmartDok?

Faglig støtte

– Like godt eller bedre. Den faglige støtte vi tilbyr i dag er et suksesskriterium med KSMEF. Det vil fortsette også i fremtiden. Vi skal tilby faglig støtte på KS og HMS, akkurat som før gjennom vårt support-team. Vi skal gi alle ansatte i MEF og OKAB god kompetanse på systemet, for å kunne gi den beste hjelpen også i det nye, sier han.

Hos SmartDok er man også svært fornøyd med den nye avtalen.

– Denne avtalen er vi veldig glade for å ha landet, og den betyr mye for oss. Vi har siden oppstarten i 2005 jobbet for å lage gode løsninger for maskinentreprenørene. Over halvparten av våre kunder er nettopp maskinentreprenører, så bransjen kjenner vi veldig godt, sier administrerende direktør og grunnlegger Bjørn Tore Hagberg i SmartDok.

Første kunde var MEF-er

Selskapets første pilotkunde var entreprenørfirmaet Jan Opgård AS i Alta, som nettopp er en MEF medlemsbedrift.

At MEF nå inngår en avtale med selskapet, ser Hagberg på som en viktig anerkjennelse av SmartDok.

– Vi skal gjøre vårt ytterste for at både MEF og deres medlemsbedrifter blir fornøyde med avtalen. Nå starter jobben med å utvikle funksjonaliteten som gjør at KSMEF-løsningen kan fases ut. Vi brenner for at kundene skal kunne levere kvalitet og drive lønnsomme prosjekter. Dette kan vi nå gjøre ennå bedre med samstemte krav og behov for en stor og viktig bransje som MEF representerer, sier Bjørn Tore Hagberg.

Utvikling i 18 måneder

Hogstmaskinfører Svein Topstad i Tveitan og Bang Tynningslag bruker både KSMEF og SmartDok i dag. Han er fornøyd med at det blir slått sammen. (Foto: Bjørn Lauritzen)

Et viktig mål for de to samarbeidspartnerne er å utvikle et godt, fremtidsrettet og funksjonelt KS- og HMS-system til nytte for alle entreprenørbedrifter. Enten man er MEF-medlem, kunde hos Smartdok – eller begge deler.

Avtalen ble offentliggjort 19. februar. 1. mars starter de to partnerne på en felles 18 måneder lang utviklingsperiode. Da starter utviklingen av den nye KS-modulen med innhold og funksjonalitet spesifikt for MEF i SmartDok.

Et av de viktigste elementene her er malbiblioteket fra KSMEF, som skal over i den nye KS-modulen i SmartDok. Funksjonalitet vil bli sluppet etter hvert som den er klar. Etter planen skal den første MEF-spesifikke funksjonaliteten slippes i tredje kvartal i år. Allerede da vil mange mindre medlemsbedrifter kunne slutte å bruke KSMEF, og kun bruke SmartDok. Større bedrifter vil måtte vente til litt utover i 2022 før alt er klart.

ISO og Miljøfyrtårn

I forbindelse med dette utviklingsarbeidet lages det også en plan for utfasing av dagens KSMEF-system og overføring av innholdet til det nye.

– Hva med bedrifter som har sertifisering i ISO eller Miljøfyrtårn?

– Medlemmer som i dag har ISO- og Miljøfyrtårn-sertifisering skal føle seg trygg på at det blir laget en beskrivelse og prosess som ivaretar sertifiseringer. Det vil bli mindre arbeidskrevende enn om man skulle startet på nytt, sier Paul Olaf Baraas.