Utstedelse og fornyelse av HMS-kort har i år tatt både vinter og vår – bokstavelig talt. Tre måneder og gjentatte purringer tok det Topaas og Haug AS å få tilsendt nytt HMS-kort til maskinfører Bjørn Lilleås. I ventetiden var han utestengt fra byggeplassen han skulle vært på. Arbeidstilsynet er misfornøyd med sin nye leverandør av HMS-kort.
BÆRUM: – Det er verre å få fornyet HMS-kort enn å få pass nå. Den leverandøren som leverte HMS-kort i 2019, klarte da å få ut kortene i løpet av en ukes tid. Nå går det uker og måneder, med gjentatte purringer. Skal det være sånn? Hvor lenge skal vi vente på at denne leverandøren klarer jobben? Er jobben for denne produksjonen lyst ut, for å få det så billig som mulig? Hvem tar kostnaden for dette slette arbeidet?
Den frustrerte salven kommer fra daglig leder Eli Bråthen i entreprenørfirmaet Topaas og Haug AS i Bærum.
Selskapet er et av mange som siden årsskiftet har opplevd store forsinkelser og feil ved utstedelse og fornyelse av HMS-kort. Eller Byggekort, om du vil.
Kortet er svært viktig for identifikasjon på byggeplasser, og ligger under Arbeidstilsynets ansvarsområde.
Evry ny leverandør
Fra årsskiftet tok Evry Card Services AS over som ny leverandør på den tekniske håndteringen av kortene. Selskapet er en del av IT- og konsulentkonsernet TietoEvry.
Overgangen har ført med seg IT-relaterte problemer som har kostet både tid og penger for brukere av kortene.
Fra midten av desember til midten av januar var systemet helt stengt på grunn av overgangen. Fra midten av januar skulle det igjen være mulig å bestille nye kort.
Det drøyde imidlertid til slutten av januar før det åpnet igjen. Siden har brukere og arbeidsgivere opplevd en rekke problemer med forsinkelser, kort utstedt med feil informasjon og betydelig strengere krav til bilder og identifikasjon enn tidligere.
Organisasjons- eller virksomhetsnummer
Mangelfull informasjon om bruk av det velkjente organisasjonsnummeret eller det mindre kjente virksomhetsnummeret har også skapt mye usikkerhet og frustrasjon.
Maskinfører Bjørn Lilleås sluttet i Topaas og Haug AS i fjor høst. Etter et par måneder ombestemte han seg, og takket ja til å begynne i selskapet på nytt.
Da ble det ekstra vanskelig for IT-selskapet å få til HMS-kortet han er avhengig av for å komme inn på byggeplass.
– Vi bestilte nytt kort 19. februar. Vi mottok det 20. mai. Over tre måneder senere! Da hadde jeg truet både Arbeidstilsynet og Evry med en faktura på 585 000 kroner for en gravemaskin og fører som har stått i ro i tre måneder. Veldig frustrende at dette skal ta så mye tid, sier Bråthen.
«Ordnes straks»
Etter at søknaden ble lagt inn i februar har hun henvendt seg til både Arbeidstilsynet og Evry på epost, kundeservice-chat og en rekke ganger på telefon. Hver gang har hun blitt lovet at det skulle «ordnes straks».
Vi møter henne sammen med maskinfører Bjørn Lilleås og anleggsleder Kim Ronald Massey på en jobb for Peab og Bærum kommune, med grunnarbeider for et påbygg til Eikeli videregående skole i Hosle.
Her skal drøyt 10 000 kubikkmeter løsmasser graves ut, nær 20 000 kubikkmeter kjøres vekk og tett på 10 000 faste kubikkmeter fjell sprenges vekk. Alt skal skje på kort tid.
HASTEJOBB: Eikeli videregående skole skal bygges ut. Her er det mye løsmasser og fjell som skal ut – på kort tid. (Foto: Jørn Søderholm)
Bjørn Lilleås skulle vært med på den jobben forlengst. Men med det HMS-kortet som lot vente på seg har han måttet gå på forefallende og mindre arbeider. Peab stiller absolutt krav om HMS-kort for alle som skal inn.
Bortkastet tid
– Helt håpløst å kaste bort så mye tid på det der. Hos noen holder det å dokumentere at man har søkt. Men større byggherrer stiller absolutt krav om at man skal ha kort. Det er greit at det er så strengt, bare systemet funker. De som er ansvarlige for kortene må også skjønne at det er så strengt, og at HMS-kortet er helt nødvendig. Det må være mulig å komme i normalt arbeid uten å vente tre-fire måneder, sier Lilleås.
Anleggsleder Kim Massey er glad han har fått Lilleås i arbeid på hastejobben i Hosle.
– Det har gått bra. Bjørn er en viktig ressurs. Det hadde vært verre for oss om vi kun hadde hatt større oppdragsgivere. Da hadde han blitt gående helt uvirksom, sier Massey.
Daglig leder Eli Bråthen gleder seg over at Bjørn Lilleås har fått sitt kort. Men hennes og bedriftens bryderi, plunder og heft med er ikke over av den grunn.
Krav til bilde og ID
Hun er forundret over at det nye systemet på HMS-kort stiller mye strengere krav enn før til bilder og identifikasjon.
Ingenting av dette har blitt informert om i forbindelse med overgangen, dette har hun og andre brukere måtte finne ut av gjennom å få søknader avvist.
Bildene skal oppfylle omtrent samme krav som passfoto:
- Portrettbildet skal vise ansiktet til innehaveren slik vedkommende ser ut i dag, uten hjelm eller annet på hodet.
- Begge øynene og ørene skal være helt synlige.
- Blikket skal være rettet mot kameraets linse.
- Ansiktsuttrykket skal være nøytralt og munnen skal være lukket.
- Bakgrunnen skal være lys uten kraftige skygger.
- Ansiktet skal være jevnt belyst.
- Briller må ikke benyttes.
- Ansiktet må være avbildet rett forfra.
- Portrettbildet må være tatt av personen. Bilde av et bilde av den ansatte er ikke tillatt.
- Bildet skal være i JPEG eller PNG format.
Nye bilder til alle ansatte
– Vi får beskjed på nesten alle ansatte om at man må han nye bilder. Det er mye jobb og tar mye tid å få tatt riktige bilder av alle.
– Hva med legitimasjon ved søknad?
– Der godtas kun førerkort eller pass som legitimasjon. Vi har hatt polske ansatte som har måttet reise hjem til Polen for å hente pass. De godtar ikke sine egne HMS-kort som ID-kort lengre. Det er også helt tullete, mener Eli Bråthen i Topaas og Haug AS.
I en enkel og uformell undersøkelse fra MEF gjennom entreprenørgruppa MEF region øst på Facebook fremkommer det at flere bedrifter melder om problemer og forsinkelser med utstedelse og fornyelse av HMS-kort, men også positive meldinger fra flere som sier seg fornøyd med det nye systemet.
Problemer i KSMEF
Også i MEFs KS-system har det oppstått problemer som følge av overgangen til den nye leverandøren av byggekort. En tjeneste i KSMEF-appen kunne tidligere lese informasjonen i kortet.
Dette benyttes av KSMEF-brukerne til å føre elektroniske mannskapslister, i henhold til byggherreforskriften.
– Dette er byggherres ansvar. I praksis er det gjerne prosjektet eller hovedentreprenør som ivaretar dette. Dette er ikke opplegg for de store byggherrene som Oslo kommune og større byggprosjekter som gjerne er inngjerdet og har adgangskontroll. KSMEF-leseren brukes på mindre og typiske MEF-medlem-prosjekt. Her er det en annen virkelighet. Det synes ikke som at Arbeidstilsynet har tatt høyde for det, sier KSMEF-ansvarlig Jonny Korsnes i MEF.
Inntil siste årsskifte kunne KSMEF-appen lese QR-koden i HMS-kortet og hente ut pålagt informasjon for mannskapsliste. Dette fungerer på alle smarttelefoner. Nå er det byggherre som får tilgang til informasjonen i QR-koden. Da må byggherren videre utstede sertifikat til entreprenørene.
Kun på Android
– Dette er håpløst tungvint. Argumentet fra Arbeidstilsynet er at det ligger inne mer informasjon i QR-koden enn det som kreves for mannskapsliste. Lesing av chip i HMS-kortet ved hjelp av NFC-teknologi fungerer fremdeles, men kun på Android smarttelefoner. På iPhone og iPad fungerer det ikke, fordi Apple har begrenset denne tjenesten, sier Korsnes.
MEF har informert Arbeidstilsynet om at tilgang til nødvendig informasjon for å oppfylle kravet til føring av elektronisk mannskapsliste må være teknologiuavhengig.
Når denne informasjonen er tilgjengelig via chip-en i kortet, så mener MEF den også må kunne hentes ut via QR-koden.
Arbeidstilsynet innrømmer trøbbel
Arbeidstilsynet erkjenner at det har vært store utfordringer med HMS-kort siden nyttår.
Etaten er ikke fornøyd med hvordan den nye leverandøren har løst oppdraget. Evry forklarer det med nye sikkerhetskrav.
– Det har vært en rekke utfordringer. Mye viktig funksjonalitet er fortsatt ikke på plass. Både virksomheter og interne brukere har vært skadelidende. Det er svært beklagelig at vi etter fem måneder fortsatt ikke har en fullgod løsning på bestilling av HMS-kort. De fleste virksomhetene får bestilt og mottar bestilte kort uten problemer. Men for de som ikke kommer gjennom er konsekvensene alvorlige.
Det sier Ørnulf Halmrast, seksjonsleder for seksjon for godkjenninger og meldinger i Arbeidstilsynet.
Kontrakten med den forrige leverandøren Idemia utløp ved siste årsskifte. Evry Card Services AS vant anbudet ut fra kriteriene som var satt. Responstid og kundestøtte var et av de sentrale kriteriene.
Ikke svart til kravene
– Beklageligvis har ikke dette svart til kravene som er satt, sier Halmrast.
– Hva har dere registrert som de viktigste problemområdene ved overgangen?
– Manglende løsning for unntaksregistrering. Særlig gjelder dette over- og underenhet. Det er per i dag ikke tilstrekkelig kobling mellom over- og underenhet i Evrys database. Virksomheten må bestille HMS-kort med organisasjonsnummeret til enheten den ansatte er innmeldt med i NAV Aa-registeret. Det er derfor ikke mulig å søke opp overenheten for en fullstendig oversikt. Oppslag må gjøres per underenhet, sier han.
Arbeidstilsynet melder at det nå er færre uregelmessigheter i dag enn ved oppstart. Det samarbeides tett med Evry for å løse feilene som medfører at virksomheter ikke får bestilt HMS-kort.
For dårlig informasjon
Halmrast innrømmer at informasjonen utad om HMS-kortene har vært vært for dårlig.
– Arbeidstilsynet ser i ettertid at vi burde gitt mer og bedre informasjon til virksomhetene i forkant av leverandørskiftet. Målet var at virksomhetene skulle få en bestillingsportal som skulle gjøre det enklere å bestille HMS-kort. Den eksisterende funksjonaliteten skulle ligge til grunn, men med forenklinger i bestillingsløsningen. Da det likevel ikke ble slik, burde oppdatert informasjon vært lett tilgjengelig fra vår side, sier han.
Arbeidstilsynet og Evry jobber daglig med å avdekke og utbedre feil og forbedre dagens bestillingsløsning, også med å forbedre brukervennligheten. Både Arbeidstilsynet og leverandøren får stadig henvendelser fra misfornøyde virksomheter,
– Vi gjør vårt beste for å bistå disse i den krevende prosessen, sier Ørnulf Halmrast.
Årsak? – Sikkerhetskrav
Evry – eller TietoEvry som konsernet kalles nå – forklarer problemene med sikkerhetskrav innført i forbindelse med etableringen av den nye løsningen.
– Alle kort skal skal kontrolleres og ajourføres med relevante offentlige registre. For å ivareta sikkerhetskravene og overgangen fra gammel til ny løsning har det vært noen tekniske utfordringer. Status nå er at HMS-kort fungerer bra for de fleste brukerne, sier pressekontakt Geir Remman i TietoEvry.
I mai ble det utstedt omtreng 20 000 kort. 56 av disse ble stoppet på grunn av tekniske utfordringer.
Tar lengre tid
– Bestillingene blir håndtert, men dessverre er saksgangen noe lengre enn for øvrige bestillinger. I tillegg er restanse fra tidligere måneder. Den er nå på 426 ulike saker fra brukere. Dette jobber vi også med å løse så raskt vi kan. Vi beklager de ulempene dette medfører. Vi forsikrer brukerne om at vi jobber for fullt for å sikre at løsningen skal være klar så snart som mulig, sier Remman.
TietoEvry ønsker ikke å kommentere kritikken fra oppdragsgiver Arbeidstilsynet mer spesifikt enn det.