Viggo Eriksen AS fra Hammerfest har blitt sertifisert innen både kvalitetsstyring og miljøledelse (ISO 9001 og ISO 14001). Takket være SmartMEF.
På besøk hos bedriften delte vikarierende HMS- og personalleder Karianne Eriksen tanker rundt hvordan selskapet navigerte prosessen for å oppnå sertifiseringene og hvorfor de valgte å prioritere dette viktige skrittet i selskapets utvikling.
– Vi ble sertifisert i april 2023 innenfor begge standardene. Men det er nå arbeidet virkelig begynner, forteller Eriksen.
– Nå når vi har fått sertifikatet, så må vi vedlikeholde det og passe på at dokumentasjonen blir sendt inn, at styringsdokumentene våre er relevante og at vi gjør det vi sier vi skal gjøre. Det er viktig at styringssystemene blir godt implementert i bedriften, og ikke minst hos mannskapet ute i felt. Vi skal jo ha en rundgang i det, og kontinuerlig forbedring hos oss innen kvalitet og miljø, sier hun.
Spennende prosess
Gjennomføringen av sertifiseringen har utvilsomt vært både spennende og givende for selskapet. Prosessen startet opp høsten 2022, og ble gjennomført i regi av MEF.
– Vi meldte oss på MEFs seminarer, og gjennom 4-5 kurs arbeidet vi sammen med anleggsbedrifter fra hele landet, med SmartMEF tett integrert i prosessen.
Maskinentreprenørenes Forbund (MEF) ønsker å legge til rette for at medlemmene som ønsker å bli ISO-sertifiserte, får en så enkel vei mot målet som mulig.
Med hjelp av SmartMEF tilpasset bedriften de nødvendige dokumentene, fullførte prosessen i desember og innkalte sertifiseringsorganet. Etter en første sjekk i februar, fikk de endelige revisjon i april. Med positivt resultat: Viggo Eriksen AS var dermed sertifisert innen ISO 9001 og ISO 14001.
– Prosessen ga administrasjonen en verdifull mulighet til å gjennomgå og strømlinjeforme interne rutiner, kritisk evaluere kvalitetsstandarder, og forsterke disse standardene ute i felten, forteller Eriksen.
Forbedring av rutinene
Som med all vekst har også Viggo Eriksen oppdaget at noen tidligere implementerte metoder kanskje ikke holder mål.
– Når slike situasjoner oppstår, er det avgjørende å dokumentere funnene, diskutere dem i driftsmøter og deretter initiere prosessen for å foreslå forbedringer, sier Karianne Eriksen.
– Bruken av SmartMEF – MEFs HMS/KS modul i SmartDok – har vært essensiell; den har sentralisert all vår dokumentasjon og tilbyr en helhetlig oversikt over bedriftens drift og våre rutiner, spesielt innen sikkerhet og HMS, forteller hun.
– Disse verktøyene er ikke bare essensielle for vår nåværende prosess, men sikrer også at vi er godt rustet for fremtidige utfordringer og opprettholder disse standardene i årene som kommer.
Bedriftstilpasset
Viggo Eriksen tok i bruk SmartMEF i 2022, rett etter at det var lansert. For selskapet var det svært viktig at kvalitetssystemet skulle være tilpasset deres egen bedrift.
– Det som var viktig da vi begynte med SmartMEF, var å bedriftstilpasse skjemaer og rutiner, slik at det ble relevant for oss. Det som meldes inn må være viktig for både oss og kunden, verken mer eller mindre.
Brukervennlig
– SmartDok er enkelt for våre ansatte å bruke ute i felt. Vi er opptatt av at systemer ikke blir en plage, men blir en del av hverdagen. Noe som er lett å bruke. Du skal ikke trenge å gå en halvtime å fryse på fingrene fordi registreringen tar så lang tid, fortsetter hun.
Har bistått andre
Prosessen med sertifisering har gått så bra at andre selskaper har tatt kontakt med Viggo Eriksen for tips og råd.
– Vi fikk spørsmål fra en annen bedrift som også skal ISO-sertifiseres. De spurte om tips og råd til hvordan en går frem, og vi hjalp dem med glede. Det er jo kjempetrivelig å kunne bistå, og samtidig fikk vi også vist frem SmartDok og SmartMEF, sier hun.
Det er viktig at styringssystemene blir godt implementert i bedriften, og ikke minst hos mannskapet ute i felt. Her ser vi det jobbes på utsiden av nye Hammerfest sykehus. (Foto: SmartDok)
Godt HMS-arbeid
Et resultat av å ha rutinene på stell er at de ansatte vil oppleve at de blir hørt og at korrigerende tiltak gjennomføres.
Karianne Eriksen forteller om et eksempel på godt HMS-arbeid da en av deres ansatte meldte om dårlig lufting på arbeidsplass.
– Ved et av våre byggeprosjekter opplevde to arbeidere dårlig lufting i forbindelse med arbeid med maskin inne i bygg, og det var bekymring for mulig helseskade. Umiddelbart sendte de inn en Rapport om Uønsket Hendelse (RUH) for å varsle om situasjonen.
– Vår umiddelbare respons var å øke frekvensen av lufting og pauser, som et strakstiltak.
Etter å ha utført en årsaksanalyse, tok prosjektlederen umiddelbart kontakt med byggherre.
– Som et resultat ble det ordnet med en vifte som korrigerende tiltak. Alt dette ble raskt dokumentert og sendt til byggherren via SmartDok, og det understreker viktigheten av digitale HMS-verktøy, sier hun.
– De ansatte i feltet fikk også umiddelbar tilbakemelding, noe som fremmer en kultur for å varsle om potensielle sikkerhetsproblemer i fremtiden.