Representanter fra oppdragsgivere og leverandører har blitt enige om fem kjøreregler for hvordan anskaffelser bør gjennomføres for å gjøre anskaffelsene bedre, mer effektive og mindre konfliktfylte.
Kjørereglene retter seg mot både oppdragsgivere og leverandørene og beskriver god praksis på de viktigste områdene partene støter på i forbindelse med offentlige anskaffelser.
For eksempel skal oppdragsgivere beskrive behov klart og tydelig og kun stille krav som er nødvendige. Leverandører skal på sin side svare på det oppdragsgiver spør om, og unngå unødvendig markedsføring.
Bedre anskaffelser
Gjennom de fem kjørereglene har partene selv sagt hva de kan gjøre for at anskaffelsene skal bli bedre, mer effektive og mindre konfliktfylte.
Bygging av en gang- og sykkelvei i Bærum kommune.
Kjørereglene knytter seg til fem utvalgte, sentrale områder som partene har valgt:
- Kompetanse
- Dialog
- Effektive prosesser
- Konkurranse
- Å senke konfliktnivået.
– Partene har laget gode regler som jeg oppfordrer alle landets oppdragsgivere og leverandører til å ta i bruk, for å skape mer mangfold og sunn konkurranse i markedet, sier næringsminister Iselin Nybø.
Kjørereglene er utarbeidet av representanter for oppdragsgivere og leverandører fra Fredrikstad kommune, Fylkesmannen, Fylkeskommunalt Innkjøpsforum, Gjesdal kommune, IKT Norge, KS, MEF, NHO, NHO Service, Skatteetaten, SMB Norge, Statens innkjøpssenter, Sykehusinnkjøp, Statens vegvesen og Virke.
Fem felles kjøreregler
Dette er de fem omforente kjørereglene, i en forkortet versjon:
- Sikre rett kompetanse. Oppdragsgiver: Riktig bestillerkompetanse. Leverandør: All info fra dialog og grunnlag inn i tilbudet.
- Bruke dialog aktivt. Oppdragsgiver: Sette av tid til tidlig dialog og innspill. Leverandør: Delta aktivt, dele kunnskap.
- Kun det som er relevant. Oppdragsgiver: Kun nødvendige krav og info-ønsker. Leverandør: Svare på spørsmål, unngå unødig markedsføring.
- Forebygge konflikter. Oppdragsgiver: Gode begrunnelser, balansere risiko og bruke standardkontrakter. Leverandør: Stille spørsmål tidlig når noe er uklart.
- Sunn konkurranse på kort og lang sikt. Oppdragsgiver: Vurdere å dele opp store anskaffelser i delkontrakter. Leverandør: Tilby reelle priser.
Runde, men viktige
Kjørereglene er rimelig runde i kantene. Men de er viktige likevel.
Advokat Tone C. Gulliksen i MEF mener det det viktigste med kjørereglene er signaleffekten som gis ved at oppdragsgiver og leverandørsiden sammen har utviklet ett sett med tips og retningslinjer – både til innkjøperne og til leverandørene.
FORKLARER: Advokat Tone C. Gulliksen i MEF (i midten). Her sammen med Silje Lindvig og Thomas Kollerød i MEFs juridiske avdeling.
– Det er en erkjennelse av at offentlige innkjøp krever innsats fra begge sider av bordet. Gode og effektive anskaffelser er avhengige av at oppdragsgivere og leverandører spiller hverandre gode, sier hun.
Kjørereglene tar opp sentrale forhold ved gjennomføringen av konkurranser, og gir klare anbefalinger.
Ikke mer enn nødvendig
Kjøreregel nummer to handler for eksempel om å begrense seg: Oppdragsgivere må ikke stille strengere eller mer omfattende krav enn det som er nødvendig for å gjennomføre en god prosess.
– Dette vil for eksempel gjelder kvalifikasjonskravene i konkurransen, som i en del tilfeller settes høyere enn det som faktisk er nødvendig og fornuftig. Dette begrenser konkurransen unødig, og vil kunne føre til mange avvisninger og etterfølgende klagerunder, sier Gulliksen.
Leverandøren på sin side oppfordres til å ikke å legge ved «alt han har» av markedsføringsmateriell. Også når det kommer til innsyn oppfordres leverandørene til å begrense seg, og kun be om innsyn i det de faktisk har behov for.
Gulliksen peker videre spesielt på punkt 4 og 5, som handler om konfliktforebygging og sunn konkurranse. Oppdragsgiver skal gi gode begrunnelser, balansere risikoen mellom partene og bruke standardkontrakter der de finnes. Leverandører skal på sin side stille spørsmål så tidlig som mulig når noe er uklart.
Krevende konflikter
– Konflikter og uoverensstemmelser er ressurskrevende. De kunne ofte vært begrenset eller unngått, sier hun.
Gode og utfyllende tilbakemeldinger og begrunnelser viser at prosessen har foregått slik den var beskrevet og at riktig leverandør ble valgt. Det reduserer behovet for innsyn og klager. Gode og gjennomarbeidede konkurransegrunnlag og beskrivelser gir gode tilbud.
– Leverandørene på sin side oppfordres til å unngå taktisk prising, sier hun.
Konflikter og klager kan i mange tilfeller unngås ved å stille spørsmål og ha dialog så tidlig som mulig. Ved å plassere risiko hos den parten som kan påvirke og bære risikoen best, får oppdragsgiver bedre tilbud.
– Om all risiko legges på leverandørene kan tilbudene også blir dyrere enn nødvendig. Standardkontrakter tar høyde for denne risikofordelingen. Derfor er det viktig å bruke standardkontrakter. Avvik bør unngås, og må være nøye vurdert, sier hun.
Kjørereglene gir også en klar melding til oppdragsgivere: Ikke bruke innkjøpermakten til å presse igjennom urimelige og ubalanserte kontraktsvilkår. Legg heller legge standardkontraktene til grunn i prosjektene.
– I konkurranser der leverandørene ser at noe er uklart eller upresist bør han stille spørsmål og få dette avklare så dette så tidlig som mulig i prosessen, understreker Tone C. Gulliksen.