Nå skal oversiktslister føres elektronisk. Les dette hvis dere fortsatt bruker manuelle lister.
Fra 1. juli 2016 iverksettes endringer i § 15 i byggherreforskriften. Et av de nye kravene her er at oversiktslister skal føres elektronisk.
Endret rutine
– Dette innebærer at rutinen for føring av oversiktslister må legges noe om i de tilfeller hvor byggherreforskriften gjelder, opplyser MEF.
Det er fortsatt mulig å føre oversiktslister på papir eller som manuell føring, men listene må overføres til elektronisk form ved scanning eller fotografering.
Scanning og lagring
MEF anbefaler følgende praksis:
- Oversiktslister kan føres manuelt, men skal overføres regelmessig til elektronisk form ved scanning eller fotografering.
- Slik elektronisk oversiktsliste skal lagres betryggende på et definert sted i foretakets datasystem.
- Av hensyn til personvern føres fødselsdato og HMS-kortets nummer på oversiktslisten, ikke fullt fødselsnummer.
- Et eget register knytter HMS-kortets nummer til arbeidstagerens fulle fødselsnummer (11 siffer). Dette registeret vedlikeholdes i virksomhetens administrasjon.
I Regjeringens pressemelding i sakens anledning fremgår det at det skal føres fullt personnummer i oversiktslisten, men punkt e) i forskriften åpner for bedre personvern gjennom å erstatte personnummeret med HMS-kortnummeret som anbefalt fra MEF.
Skjerper krav
Regjeringen skjerper kravene til HMS-kort i bygge- og anleggsbransjen og renholdsbransjen.
Nå får også verneombud, byggherre og andre med HMS-ansvar mulighet til å kontrollere om arbeidstakernes kort er gyldige – såkalt sanntidskontroll.
– Kampen mot arbeidslivskriminalitet er svært viktig for Regjeringen, og bygg, anlegg og renhold er bransjer hvor utfordringene er spesielt merkbare. Vi utvider derfor muligheten til sanntidskontroll av HMS-kort slik at også private med ansvar for helse, miljø og sikkerhet kan kontrollere om kortene er gyldige, sier arbeids- og sosialminister Anniken Hauglie i Regjeringens pressemelding.
Slurv med HMS-kort
Alle som arbeider i disse bransjene skal ha et synlig HMS-kort på seg når de er på arbeidsplassen. Det slurves det for ofte med.
– Dessverre er det altfor mange som jobber uten kort eller som har kort som ikke er gyldige. I enkelte tilfeller oppdager Arbeidstilsynet dessuten at arbeidstakere bruker en annen persons kort. Slik skal det ikke være i norsk arbeidsliv, sier statsråden.
Inndra ugyldige HMS-kort
I tillegg til sanntidskontroll for flere med HMS-ansvar, får tilsynsmyndighetene utvidet hjemmel til å inndra ugyldige HMS-kort.
Det gjøres også enkelte mindre presiseringer i ordningene.