MEF-medlem V&T Entreprenør har blitt sertifisert i tre ISO-standarder. Selskapet i Egersund er sertifisert i henhold til ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (ytre miljø) og ISO 45001 (arbeidsmiljø). I hele prosessen har de benyttet seg av SmartDok.
Resultert i et komplett ledelsessystem og tre ISO-sertifiseringer
V&T Entreprenør har jobbet målrettet det siste året med å kartlegge prosesser og bygge opp sitt ledelsessystem for kvalitet, ytre miljø og arbeidsmiljø. Dette har resultert i et komplett ledelsessystem og tre ISO-sertifiseringer.
Vi har snakket med HMS-leder Elisabeth Kjørmo om hvordan de har jobbet frem mot sertifisering og hvordan de har tatt i bruk et digitalt system for å gjøre jobben enklere.
– Det har vært et godt og solid arbeid som er lagt ned i hele organisasjonen, og det var med stor glede vi fikk bekreftet sertifisering for alle områder innen kvalitet, ytre miljø og arbeidsmiljø den 25. juli i år, forteller Elisabeth Kjørmo.
Med sertifiseringene på plass viser selskapet at de er en seriøs bedrift som kundene deres kan være stolte av å benytte. Og ikke minst kan de stole på at V&T som leverandør av trafikkavvikling og arbeidsvarsling benytter et system der de har kontroll på kvalitet, miljøpåvirkning, egne ansattes sikkerhet og helse og tryggheten til de som påvirkes av prosjektene.
«Alle våre 100 ansatte kan nå med stolthet si at de jobber i en kvalitetsbedrift innen trafikkavvikling og arbeidsvarsling».
https://www.youtube.com/watch?v=_1ql8Oa-bEk
Tok i bruk digitalt hjelpemiddel for å forenkle prosessen
I den omfattende jobben med å sertifisere seg har selskapet brukt det digitale dokumentasjonssystemet SmartDok. Elisabeth som har jobbet med sertifiseringen hevder det har vært til stor hjelp under hele prosessen.
– Når vi startet med SmartDok så var det for å begynne med blanke ark i henhold til ISO-sertifisering. Det å kunne begynne med en helt ny HMS-håndbok, og bygge opp systemene slik at de blir enklest mulig for de ansatte. Det er viktig at det ikke står mer enn det som er nødvendig, da blir det enklere å forholde seg til, forteller hun.
– Vi valgte å bygge opp systemet i forhold til ISO-kravene (9001, 14001 og 45001), men også slik at det var lett tilgjengelig og forståelig for de ansatte.
«Dette var enkelt å få til i HMS/KS-delen av SmartDok.»
Håkon Håland er trafikkdirigent og synes appen er veldig enkel å bruke, og gjør det lett å registrere SJA og RUH, samt at en har lett tilgang til HMS-håndboka.
Implementering av rutiner
Skjema og sjekklister gir god oversikt over hva de ansatte må huske på, og det gir en god dokumentasjon på utført arbeid for bedriften. Dette gir en god intern kontroll i bedriften, men også dokumentasjon som er viktig for ulike interesseparter, kunder, myndigheter, publikum osv. Et velfungerende avvikssystem er viktig, av samme grunn, men også for å få til kontinuerlig forbedring i bedriften. Noe som er vesentlig i alle de tre ISO-standardene.
«Vi bruker skjemamal-biblioteket i SmartDok flittig. Alt er samlet på én plass og er lett tilgjengelig for de ansatte. Dermed slipper vi rotet med forskjellige mapper og dokumenter.»
– Vi kan enkelt søke opp det skjemaet vi skal ha, og det er enkelt å finne fram. Ansatte slipper også å måtte komme innom kontoret for å hente skjemaer.
Dette var spesielt viktig under pandemien for selskapet, noe som ifølge Elisabeth resulterte i mye større orden blant bilene, de slapp å forholde seg til løse ark.
– De som er ute på prosjektene har skjemaene tilgjengelig via app og registrerer der de er, i tillegg har vi flere skjemaer som vi implementert i oppbygging av ledelsessystemet som også ligger der.
Hvordan hjelper dette dere når dere skal ha revisjon, for eksempel?
– Når det gjelder interne revisjoner så har vi laget egne maler i skjemamal-biblioteket, sånn at vi har en helhet og en oversikt. Det gjelder også å kunne se på innsendte filer og at vi har alt på én plass, som vi kan gå gjennom fra prosjekt til prosjekt eller fra mal til mal – på de forskjellige kategoriene.
På sertifiserings-revisjoner, har det vært enkelt å få vist frem det dere har da?
– Vi så jo hvor enkelt det var med SmartDok på andre områder, og det var et sterkt ønske om å få vist alt på én plass. Mesteparten av ISO-revisjonen var ene og alene på SmartDok, gjennom den dokumentasjonen vi har liggende der.
De ansatte bruker HMS-håndboken via mobil
Trafikkdirigent, Egil Gabrielsen bruker SmartDok-appen daglig, og synes den er veldig enkel å bruke.
En HMS-håndbok er et viktig verktøy for å dele rutiner og formidle trygge arbeidsmetoder, krav og bruk av sjekklister og rapportering til alle i bedriften. I hvert fall om alle ansatte har den enkelt tilgjengelig i mobilen.
– HMS-håndboken bruker vi, det har gått med ganske mange timer på å bygge den opp, spesielt med tanke på at det skal være samsvar med krav i ISO-standardene.
Selskapet har her vært flinke å inkludere de ansatte.
– Våre ansatte har også vært med på å gjennomgå HMS-håndboken. Vi dokumenterer i sjekkliste fra Skjemamal-biblioteket at vi har gått gjennom HMS-håndboken.
«Dette er også viktig i forhold til nyansatte som ikke er kjent med rutinene, så er det veldig enkelt å kunne vise til HMS-håndboken – spesielt siden den er tilgjengelig på appen, fordi folk har alltid mobilen med seg der de er.»
– Dersom det er usikre momenter så kan de enkelt bla opp der for å finne ut av problematikken, kjapt og greit, forteller Elisabeth.
Det er enkelt å ha dialog med de ansatte der, og en kan sende melding direkte i selve avvikene, som gjør det enklere å finne både tiltak og gjøre analyser av avvikene sammen, sier Elisabeth.
Løser behovet for informasjonsflyt om endringer
Mange bedrifter sliter med å få ut viktig informasjon på en effektiv måte til sine ansatte, noe som resulterer i at ansatte ikke får med seg viktige rutineendringer eller beskjeder som igjen kan skape farlige situasjoner eller konflikt.
I V&T har de løst dette med å ta i bruk samme appen som de ansatte registrerer timer og HMS.
«Vi har tatt i bruk SMS-systemet og infotavla i SmartDok der vi legger ut nyheter og meldinger, og vi opplever at de ansatte er mye mer informerte nå.»
– Det er lettere for de å få tak i informasjonen, og vi klarer på en enklere måte å følge med på de ansatte gjennom SmartDok i forhold til hva de dokumenterer, men også hva vi informerer om, forteller Elisabeth.
Før brukte selskapet interne Facebook-grupper, Messenger-grupper, etc, og det var ifølge Elisabeth kaotisk.
– Alt dette har vi nå fjernet, fordi all toveis-dialog går via SmartDok, og det fungerer jo kjempegreit!
Daglig leder Tom Egeli er strålende fornøyd med at selskapet hans er ISO-sertifisert innen tre kategorier.
Fordelen med å ha SJA digitalt i app
Å ivareta arbeidernes sikkerhet står i høysetet hosl V&T. Derfor er Sikker Jobb Analyse (SJA) en viktig del av HMS-arbeidet i bedriften. Elisabeth forteller hvor mye enklere dette har blitt etter at de fikk det digitalt.
– Det er blitt mye enklere å følge opp Sikker Jobb Analyse via SmartDok. Til sammenligning om en har det på papir, som resulterer i at en ikke klarer å få de registrert inn og heller ikke følge opp på samme måten, som når man har alt inne i ett system.
– Nå har vi kontroll på hvem som har signert, og dersom det er noe som mangler så er det enkelt å gi tilbakemelding om det er noe som burde vært annerledes.
Har full kontroll på kompetansen i bedriften
Å ha en oversikt og kontroll over hvilke kompetanser en har i egen bedrift er ekstremt viktig. Hvordan dette praktiseres er forskjellig. Noen samler dette i mapper, mens andre lager avanserte regneark for å få oversikt.
ISO-standardene V&T er sertifisert i henhold til stiller blant annet krav til å kartlegge og ha kontroll på de ansattes kompetanse slik at den er tilstrekkelig.
«Vi bruker kompetanseoversikten i SmartDok. Den har vært gull verdt når vi skal regne på nye jobber, og når kundene krever dokumentasjon på våre ansatte, forteller hun.»
V&T har lagt inn all kompetanse som er relevant for de ansatte, og for de jobbene de skal utføre.
– Dette gjelder alt fra kompetanse innenfor yrket og hvilke førerkort de har. Det har vært veldig relevant å kunne legge inn både når utløpsdatoene er og å kunne ha full oversikt over rett kompetanse på de ansatte.
I en anbudsprosess er kontroll på kompetansen essensielt.
– Dersom vi får forespørsel om å utføre en jobb, må vi enkelt finne hvilke ressurser vi kan sette på denne jobben. F.eks vil det i noen tilfeller kreve klasse C, og da er det bare å gå inn å se hvem av de som er ledige og som har kompetanse på de relevante tingene. Og så blir vi varslet tre måneder før kurs og sertifikat må fornyes. Veldig greit system!
Dersom du ønsker å vite mer om V&T Entreprenør eller trenger hjelp til trafikkavvikling, så kan du besøke deres hjemmeside.